고객의 견적 요청, 담당자가 처음부터 끝까지 처리해야 할까요?
고객에게 견적 요청이 들어오면 담당자는 여러 가지 일을 시작합니다.
고객이 어떤 제품이나 서비스를 원하는지 확인하고, 필요한 정보를 다시 질문하고, 가격표와 기존 견적서를 찾아봅니다. 조건에 따라 비용을 계산하고, 견적서를 작성한 뒤 고객에게 전달합니다.
요청 내용이 명확하지 않으면 몇 차례 이메일이나 전화가 오가기도 합니다.
그런데 이 과정에서 반드시 사람이 해야 하는 일은 얼마나 될까요?
이번에는 기업의 견적 요청 처리 업무를 AX로 어떻게 바꿀 수 있는지 살펴보겠습니다.
견적서 한 장을 보내기까지
예를 들어 산업용 장비를 판매하는 기업을 생각해 보겠습니다.
고객이 홈페이지에 다음과 같은 문의를 남깁니다.
"공장에 설치할 장비 5대가 필요한데, 설치비까지 포함하면 얼마인가요?"
담당자는 이 질문만으로 견적을 작성하기 어렵습니다.
어떤 모델이 필요한지, 설치 장소는 어디인지, 추가 옵션이 있는지 확인해야 합니다.
고객에게 다시 질문하고, 답변을 기다린 후 제품별 가격과 설치 비용을 확인합니다. 할인 조건이나 납품 일정도 검토해야 합니다.
견적서를 보내는 데 필요한 정보는 이미 회사 내부에 존재할 수 있습니다.
문제는 그 정보를 찾아 조합하고 확인하는 과정이 대부분 사람의 손을 거친다는 것입니다.
AX를 적용하면 무엇이 달라질까요?
AX는 단순히 AI가 견적서를 대신 작성하는 것이 아닙니다.
고객의 요청을 이해하고, 필요한 기업 정보를 활용해, 견적 처리 과정을 하나의 업무 흐름으로 연결하는 것입니다.
앞서 살펴본 고객의 요청에 AX가 적용되면 다음과 같이 바뀔 수 있습니다.
고객 요청을 AI가 먼저 파악합니다.
홈페이지에서 고객이 자연어로 견적을 요청하면 AI가 제품 종류, 수량, 설치 조건 등 필요한 항목을 정리합니다.
정보가 부족하면 고객에게 직접 추가 질문을 합니다.
"고객님, 설치 지역과 원하시는 장비 모델을 알려주시겠어요?"
회사 내부의 정보를 활용합니다.
필요한 조건이 확보되면 AI는 회사의 제품 정보, 가격 정책, 설치비 기준 등을 연결된 시스템에서 확인합니다.
담당자가 여러 문서를 찾아보지 않아도, 견적 작성에 필요한 정보를 한곳에 모을 수 있습니다.
견적서 초안을 자동으로 준비합니다.
확인된 조건에 따라 제품별 금액, 설치비, 예상 납기, 적용 조건 등을 정리해 견적서 초안을 작성합니다.
정해진 가격 정책 안에서 계산할 수 있는 항목은 자동 처리하고, 별도의 협의가 필요한 조건은 담당자에게 확인을 요청합니다.
담당자는 확인하고 승인합니다.
담당자는 완성된 초안을 검토하고, 필요한 경우 조건을 수정한 뒤 최종 견적을 확정합니다.
회사 정책에서 허용하는 범위라면 표준 견적은 자동으로 전달하도록 설계할 수도 있습니다.
이렇게 하면 담당자의 역할은 견적을 처음부터 작성하는 것에서, AI가 준비한 결과를 검토하고 중요한 조건을 결정하는 일로 바뀝니다.
홈페이지에서 시작해 사내 업무까지 연결됩니다
이러한 변화는 고객이 처음 방문하는 홈페이지에서부터 시작할 수 있습니다.
기존에는 고객이 견적 문의 양식을 작성하면 담당자가 내용을 확인한 뒤 연락하는 방식이 일반적이었습니다.
AX를 적용한 홈페이지에서는 AI가 고객과 대화하면서 견적에 필요한 정보를 먼저 수집할 수 있습니다.
여기에 기업의 가격 데이터, 상품 관리 시스템, CRM, 견적 관리 프로그램 등을 연결하면 홈페이지에서 수집한 요청을 실제 사내 업무 처리까지 이어갈 수 있습니다.
물론 기업마다 가격 산정 방식과 내부 시스템은 다릅니다. 모든 견적을 자동화할 수 있는 것은 아닙니다.
하지만 반복적이고 규칙이 명확한 견적 업무부터 적용한다면, 기존 업무 시스템 전체를 교체하지 않고도 AX를 시작할 수 있습니다.
우리 회사에서도 적용할 수 있을까요?
다음과 같은 기업이라면 견적 요청 처리를 AX 도입의 첫 번째 대상으로 검토해 볼 수 있습니다.
비슷한 제품이나 서비스의 견적 요청이 반복되는 기업
담당자가 매번 가격표와 이전 견적서를 확인하는 기업
고객에게 추가 정보를 요청하는 과정이 많은 기업
견적 양식은 일정하지만 작성에 시간이 많이 걸리는 기업
고객 문의부터 견적 전달까지 여러 담당자가 관여하는 기업
처음부터 전체 과정을 자동화할 필요는 없습니다.
고객 요청 분석과 필수 정보 수집부터 시작하고, 이후 가격 조회, 견적서 작성, 내부 승인으로 적용 범위를 넓혀갈 수 있습니다.
도입 효과는 견적 한 건당 처리 시간, 추가 문의 횟수, 견적 오류와 수정 횟수, 고객에게 전달하기까지 걸리는 시간 등을 기준으로 확인할 수 있습니다.
AX의 시작은 거창한 시스템이 아닙니다
견적 업무를 AX로 전환한다는 것은 사람을 없애는 것이 아닙니다.
사람이 반복해서 확인하고 작성하던 과정을 AI가 처리하도록 만들고, 사람은 판단과 승인에 집중하도록 업무 구조를 바꾸는 것입니다.
고객의 질문이 단순한 문의로 끝나지 않고, 실제 견적 업무의 시작점이 되는 것.
이것이 견적 요청 처리에 AX를 적용했을 때 기대할 수 있는 변화입니다.
우리 회사에서도 매일 반복되는 견적 업무가 있다면, 그 과정 중 어디까지 AI에 맡길 수 있는지 살펴보는 것부터 시작해 볼 수 있습니다.
AX 파트너는 기업의 기존 홈페이지와 업무 시스템을 AI로 연결해, 실제 업무에 적용할 수 있는 AX 환경을 설계하고 구축합니다.
