회의 한 번 잡으려고 몇 번이나 연락하고 계신가요?
"다음 주 화요일 오후에 회의 가능하신가요?"
"김 팀장님은 그 시간에 다른 일정이 있으시네요."
"그럼 수요일 오전은 어떨까요?"
"회의실은 어디로 예약하면 될까요?"
기업에서 흔히 반복되는 대화입니다.
회의를 한 번 잡으려면 참석자들의 일정을 확인하고, 가능한 시간을 비교하고, 회의실을 예약해야 합니다.
외부 고객이나 협력사가 참석한다면 이메일이나 메신저로 몇 차례 더 연락해야 할 수도 있습니다.
일정이 확정된 후에도 참석자가 변경되거나 회의 시간이 조정되면 다시 처음부터 확인해야 합니다.
회의 자체보다 회의를 준비하기 위한 연락과 조율에 더 많은 시간이 들어가는 경우도 있습니다.
이번에는 일정 조율 업무를 AX로 어떻게 바꿀 수 있는지 살펴보겠습니다.
회의 일정 하나를 정하는 일도 생각보다 복잡합니다
예를 들어 영업팀, 개발팀, 운영팀이 함께 참여하는 프로젝트 회의를 생각해 보겠습니다.
프로젝트 담당자는 다음 주 중 세 부서의 담당자가 모두 참석할 수 있는 시간을 찾아야 합니다.
우선 각 담당자에게 가능한 시간을 문의합니다.
회신이 오면 일정을 비교하고, 참석할 수 없는 사람이 있다면 다른 시간을 다시 제안합니다.
공통으로 가능한 시간을 찾았더라도 그 시간에 사용할 수 있는 회의실이 없다면 또 다른 시간대를 확인해야 합니다.
회의가 확정되면 참석자들에게 일정과 장소를 안내하고, 필요한 자료도 전달합니다.
이후 한 명의 참석자가 다른 일정으로 회의에 참여하기 어려워지면 다시 조율해야 합니다.
이러한 작업은 기업에서 매일 반복됩니다.
문제는 대부분의 과정이 새로운 판단이나 전문적인 분석을 요구하지 않는다는 것입니다.
이미 등록된 일정을 확인하고, 조건에 맞는 시간을 찾고, 참석자에게 안내하는 업무가 상당 부분을 차지합니다.
사람이 직접 연락하고 확인해야 했던 이 과정을 AI가 수행하도록 바꿀 수는 없을까요?
AX를 적용하면 무엇이 달라질까요?
AX는 단순히 캘린더에 회의 일정을 등록하는 기능이 아닙니다.
AI가 참석자의 일정과 회의 조건을 확인하고, 시간 협의부터 예약과 안내까지 실제 업무 과정을 수행하도록 만드는 것입니다.
앞서 살펴본 프로젝트 회의에 AX가 적용되면 다음과 같이 달라질 수 있습니다.
담당자가 AI에게 회의를 요청합니다.
"다음 주에 영업팀, 개발팀, 운영팀 담당자가 참석하는 프로젝트 회의를 1시간 잡아 줘."
AI 업무 에이전트는 요청을 이해하고 필요한 정보를 확인합니다.
참석 대상자가 명확하지 않다면 담당자에게 추가 질문을 할 수 있습니다.
"각 팀의 팀장님이 참석하시나요, 아니면 프로젝트 실무 담당자분들이 참석하시나요?"
이처럼 AI는 정해진 명령어만 실행하는 것이 아니라 자연어로 업무 요청을 받고 필요한 조건을 구체화할 수 있습니다.
참석자의 일정을 확인합니다.
AI는 연결된 사내 캘린더에서 참석자들의 일정 정보를 확인합니다.
이미 다른 일정이 등록된 시간대를 제외하고, 모든 참석자가 참여할 수 있는 시간을 찾습니다.
예를 들어 다음과 같은 후보를 제시할 수 있습니다.
화요일 오전 10시
수요일 오후 2시
목요일 오전 11시
기업에서 정한 근무시간이나 회의 운영 규칙을 반영하도록 설계할 수도 있습니다.
단, AI가 다른 직원의 일정을 무조건 열람하는 것은 아닙니다. 캘린더 접근 권한과 공개 범위에 따라 일정의 세부 내용이 아닌 참석 가능 여부만 확인하도록 구성할 수 있습니다.
참석자와 일정을 협의합니다.
모든 참석자의 캘린더가 공유되지 않았거나 외부 고객이 참석한다면 추가적인 일정 협의가 필요할 수 있습니다.
이때 AI가 후보 시간을 이메일이나 메신저로 전달하고 응답을 수집하도록 연결할 수 있습니다.
"다음 주 프로젝트 회의를 위해 아래 시간 중 참석 가능한 일정을 선택해 주세요."
참석자들의 응답이 모이면 AI는 가능한 시간을 다시 비교합니다.
담당자가 일일이 회신을 확인하고 정리하는 과정을 줄일 수 있습니다.
회의실을 예약하고 일정을 확정합니다.
참석 가능한 시간이 결정되면 AI는 회의실 예약 시스템에서 사용 가능한 공간을 확인합니다.
필요한 인원이나 회의 장비 등의 조건이 있다면 함께 반영할 수 있습니다.
이후 정해진 승인 정책에 따라 담당자의 최종 확인을 받거나, 사전에 허용된 범위에서 자동으로 일정을 확정합니다.
일정이 확정되면 참석자들의 캘린더에 회의를 등록하고 회의 장소, 시간, 참석자 정보를 전달합니다.
온라인 회의라면 연결된 화상회의 시스템에서 회의 링크를 생성하도록 구성할 수도 있습니다.
이렇게 하면 담당자는 여러 사람에게 연락하고 일정을 비교하는 대신, AI가 준비한 회의 일정을 확인하고 필요한 의사결정에 집중할 수 있습니다.
일정이 변경되면 다시 조율할 수도 있습니다
일정 조율에서 번거로운 부분 중 하나는 이미 확정된 일정이 변경되는 경우입니다.
예를 들어 외부 고객이 다음과 같이 연락했다고 가정해 보겠습니다.
"죄송하지만 내일 예정된 회의를 다음 주로 변경할 수 있을까요?"
기존에는 담당자가 다시 참석자들의 일정을 확인하고, 새로운 시간을 협의한 뒤, 회의실 예약과 캘린더 일정을 수정해야 했습니다.
AX 환경에서는 AI가 변경 요청을 처리하는 업무도 지원할 수 있습니다.
고객의 요청을 확인하고, 참석자들의 다음 주 가능 시간을 조회하고, 기존 회의실 예약과 변경 조건을 비교합니다.
이후 새로운 후보 시간을 제안하고, 참석자들의 동의가 필요한 경우 확인을 요청합니다.
새로운 시간이 확정되면 기존 일정을 변경하고 참석자들에게 변경 사항을 안내합니다.
물론 중요한 고객 미팅이나 임원 회의처럼 담당자의 직접 판단이 필요한 일정은 최종 승인을 거치도록 설계할 수 있습니다.
일정 등록뿐 아니라 변경과 재조율까지 연결할 수 있다는 점이 AX의 중요한 특징입니다.
AI 일정 관리와 기업 AX는 무엇이 다를까요?
이미 많은 캘린더 서비스에서 일정 추천이나 예약 링크 등의 편의 기능을 제공하고 있습니다.
사용자가 자신의 캘린더를 확인하거나 상대방이 예약 가능한 시간을 선택하도록 만드는 기능도 있습니다.
이런 기능만으로도 일정 조율에 필요한 시간을 상당 부분 줄일 수 있습니다.
하지만 기업 AX는 여기에 그치지 않습니다.
일정 조율을 기업의 실제 업무 프로세스와 연결하는 것입니다.
예를 들어 영업 담당자가 AI에게 다음과 같이 요청한다고 생각해 보겠습니다.
"지난주 견적서를 보낸 A 고객사와 다음 주에 후속 미팅 잡아 줘."
AI 업무 에이전트는 권한이 허용된 CRM에서 고객 담당자의 연락처와 최근 영업 기록을 확인할 수 있습니다.
이후 고객에게 일정 후보를 전달하고, 회신에 따라 담당자의 캘린더와 회의 예약을 처리하도록 설계할 수 있습니다.
일정이 확정되면 기존 견적서나 관련 업무 자료를 연결하고, 미팅 준비를 위한 알림을 생성할 수도 있습니다.
이처럼 단순한 일정 관리 도구와 달리, AX는 일정 조율을 고객 관리나 프로젝트 진행 등 실제 업무의 일부로 연결할 수 있습니다.
우리 회사에서도 적용할 수 있을까요?
다음과 같은 상황이 반복된다면 일정 조율 업무를 AX 도입 대상으로 검토해 볼 수 있습니다.
여러 부서가 참여하는 회의가 자주 열리는 기업
고객이나 협력사와 외부 미팅을 자주 진행하는 기업
담당자가 메신저와 이메일로 참석 가능 시간을 반복해서 확인하는 기업
회의 일정 변경과 재조율이 자주 발생하는 기업
캘린더, CRM, 프로젝트 관리 시스템을 함께 사용하는 기업
처음부터 모든 일정을 AI가 관리하도록 만들 필요는 없습니다.
우선 내부 직원들의 공통 가능 시간을 확인하고 일정 후보를 추천하는 업무부터 시작할 수 있습니다.
이후 참석자에게 일정 협의를 요청하고, 회의실 예약과 캘린더 등록을 처리하는 단계로 확장할 수 있습니다.
더 나아가 CRM이나 프로젝트 관리 시스템을 연결하면 특정 업무와 관련된 회의를 자동으로 준비하는 방식도 검토할 수 있습니다.
도입 효과는 회의 한 건을 확정하는 데 걸리는 시간, 참석자와 주고받는 연락 횟수, 일정 변경 처리 시간, 담당자가 직접 수행하는 예약 작업 수 등을 기준으로 확인할 수 있습니다.
일정을 조율하는 업무에서, 실제 회의에 집중하는 업무로
기업에서 회의는 협업과 의사결정을 위해 필요한 활동입니다.
하지만 회의를 준비하기 위해 반복적으로 일정을 확인하고 연락하는 과정까지 모두 사람이 담당할 필요는 없습니다.
AX는 일정 확인, 협의, 예약, 변경과 같은 반복적인 과정을 AI가 수행하도록 만들고, 사람은 회의의 목적과 내용에 집중하도록 업무 구조를 바꾸는 과정입니다.
회의 시간을 잡는 데 시간을 쓰는 기업에서, 회의를 통해 더 중요한 일을 결정하는 기업으로.
이것이 일정 조율 업무에 AX를 적용했을 때 기대할 수 있는 변화입니다.
우리 회사에서도 반복되는 일정 협의가 있다면, 그 과정 중 어디까지 AI에 맡길 수 있을지 살펴보는 것부터 시작할 수 있습니다.
AX 파트너는 기업의 캘린더와 기존 업무 시스템을 AI로 연결하고,
일정 조율과 예약부터 관련 업무 처리까지 수행하는 AI 업무 에이전트를 설계하고 구축합니다.
